Qu’est ce que les documents d’activité électroniques ?
La Gazette des archives, n° 228 / année 2012-4 1 Voir l’article de Michel Cottin et Sylvie Dessolin-Baumann, «La famille des normes ISO sur le records management » , p. 119.
Les principes de gestion des documents d’activité électroniques
Frédérique FLEISCH
À l’invitation de la commission Records management, la commission Archives électroniques de l’Association des archivistes français apporte sa contribution sur ce sujet spécifique. En préambule, il faut rappeler que les records (documents d’activité ou DA) et le
records management (la gestion des documents d’activité ou GDA) au sens de la norme ISO 15489 incluent les données et documents électroniques natifs ainsi que les documents numérisés que l’on doit gérer au sein des systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA) selon la norme ISO 303001. Tout organisme a besoin de prouver ses actions, ses droits, de garder la trace de ses engagements, de ceux des tiers. Issus des processus métiers, les documents électroniques sont la trace des activités et le support de celles-ci. Ils se trouvent dès leur création dans un environnement électronique : données saisies dans les applicatifs et les workflows, documents bureautiques créés sous Word ou Excel, mails créés et reçus dans les messageries. Certains sont reçus sous forme papier et numérisés (factures, courrier entrant, contrat, etc.). Ils sont dénommés selon les métiers et cultures : informations, données, documents, dossiers, documents probants, archives vivantes, archives courantes et intermédiaires, enregistrements (pour la qualité), messages, etc.
