Das Kompetenzzentrum für die Lizenzierung elektronischer Ressourcen im DFG-geförderten System der „Fachinformationsdienste für die Wissenschaft“ (FID): Betriebsorganisation, Verhandlung und Bereitstellung von FID-Lizenzen – ein Statusbericht

2.1 Selbstverständnis als Dienstleister für die FID

Das Kompetenzzentrum agiert bundesweit als zentraler Serviceprovider für die FID, um diese bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Es übernimmt im Auftrag der FID die Verhandlung, Lizenzierung und überregionale Bereitstellung ausgewählter digitaler Medien und handelt dabei in der Regel auf Nachfrage durch die FID (Auftragserteilung), aber auch proaktiv (Beratungsleistungen). Dabei vermittelt es stets zwischen den Interessen der FID und den Möglichkeiten der Verlage. Bei der Verhandlung von FID-Lizenzen sind die Rollen zwischen KfL und FID klar definiert: Als Dienstleister kümmert sich das KfL im Auftrag der FID zentral um die Verhandlung, die Vorbereitung der Lizenzverträge und die Bereitstellung der Lizenzen. Lizenznehmer selbst ist der FID, der die Produkte auswählt, den fachlich definierten Nutzerkreis festlegt, die Lizenzverträge unterzeichnet, die Lizenzkosten begleicht, seine Nutzer über die Lizenzangebote informiert und die Berechtigungen im Bereitstellungsprozess vergibt.

2.2 Service- und Beratungsangebote

Das Kompetenzzentrum bietet den FID ein umfangreiches Service- und Beratungsangebot für die Erwerbung und Nutzung von FID-Lizenzen an: Neben der Verhandlung, Lizenzierung und überregionalen Bereitstellung digitaler Medien gehören auch die Entwicklung geeigneter Lizenz- und Geschäftsmodelle sowie Dienstleistungen zum Management der mit den Lizenzen erworbenen Daten und zum Aufbau entsprechender Mehrwertdienste zum Serviceportfolio^[8]:

Verhandlung und Erwerb von FID-Lizenzen

1. Produktanalysen und Marktsondierung

2. Beratung bei der Produktauswahl

3. Beratung hinsichtlich der bedarfsgerechten Gestaltung von Titelpaketen für Zeitschriften und E-Books, ggf. auch bei modular angebotenen Datenbanken

4. Beratung über Möglichkeiten und Erfolgsaussichten der Verhandlungen in Relation zu den Anforderungen der FID-Grundsätze

5. Beratung zu geeigneten Lizenzmodellen

6. Entwicklung von bedarfsorientierten Lizenz- und Geschäftsmodellen

7. Lizenzverhandlungen

8. Vertragsvorbereitung

9. Unterstützung bei Rechnungsstellung und Fakturierung

10. Beratung über Möglichkeiten und Grenzen der erworbenen Nutzungsrechte

11. Ggf. Vermittlung der Bereitstellung über externe PPU-Plattform(en)

Überregionale Bereitstellung von FID-Lizenzen

1. Bereitstellung der Zugangsinformationen für Verlagsserver bzw. Eigenhosting/Freischaltung

2. Betrieb einer eigenen Managementplattform für FID-Lizenzen (ERMS)

3. Bereitstellung von Schnittstellen zur Integration fachlicher Angebote sowie Anmelde- und Kontaktinformationen in die Webpräsenzen der FID

4. Bereitstellung der technischen Infrastruktur zur Authentifizierung der Nutzer

Lizenzadministration und Nutzerkommunikation

1. Zentrale Nutzerverwaltung

2. Unterstützung alternativer, dezentraler Nutzerverwaltung durch den FID durch Bereitstellung einer Standard-Schnittstelle

3. Nutzerbetreuung in Kooperation und Abstimmung mit dem FID

4. „Helpdesk“ für lizenzbezogene Nutzerkommunikation

5. Kommunikation mit den Anbietern in Abstimmung mit dem FID

6. Lizenzverwaltung

7. Gewährleistung des Rechtemanagements (Zugriffsrechte, Nutzungskonditionen, Zugangsinformationen^[9])

8. Bedienung der Nachweisinstrumente ERMS, EZB, ZDB und DBIS

9. EZB- und ZDB-Konsortialadministration für elektronische Zeitschriften

10. Bereitstellung von Nutzungsstatistiken

Datenmanagement

1. Beschaffung der mit den Lizenzen erworbenen Metadaten und digitalen Objekte von den Anbietern

2. Dokumentation der Metadaten und digitalen Objekte über definierte Templates

3. Beratung und Angebote zum Hosting von digitalen Objekten

4. Beratung und Vermittlung von Angeboten für die Langzeitarchivierung von Metadaten und digitalen Objekten

5. Speicherung der Metadaten und digitalen Objekte

6. Konversion und Bereitstellung von Metadaten zur Nachnutzung durch Verbünde und Katalogsysteme

Mehrwertdienste auf Basis der erworbenen Daten und Nutzungsrechte

1. Beratung über Möglichkeiten und Grenzen von Mehrwertdiensten auf Basis der erworbenen Daten und Nutzungsrechte

2. Volltextindexierung und spezielle Indexierungsarbeiten

3. Hilfestellungen für die Einrichtung von automatisierten Auswertungsdiensten (Text and Data Mining)

4. Angebote zur Einbindung von Funktionalitäten wie OpenLinking, Schnittstellen, Personalisierungsfunktionen, interaktive und multimediale Elemente etc.

5. Unterstützung bei der Einbindung der erworbenen Materialien in digitale Semesterapparate, virtuelle Forschungsbibliotheken, virtuelle Forschungsumgebungen etc.

6. Ggf. weitere Hilfestellung für die Integration der Daten in das Servicespektrum des FID (z. B. im Rahmen eines Discovery Systems)

Die Angebote des Kompetenzzentrums werden bedarfsorientiert und im direkten Kontakt mit den Fachinformationsdiensten weiterentwickelt.

2.3 Betriebsorganisation

An der SUB Göttingen und der Staatsbibliothek zu Berlin wurde jeweils ein Serviceteam zur Bearbeitung der FID-Aufträge aufgebaut. Die Serviceteams an beiden Standorten arbeiten parallel und werden von der SUB Göttingen koordiniert. Die Arbeitsteilung zwischen beiden Teams erfolgt nach interner Absprache, wobei die an beiden Standorten vorhandenen fachlichen und bibliothekarischen Spezialkenntnisse aus anderen Lizenzierungskontexten nachgenutzt werden. Zu jedem Team gehört jeweils eine „Hotline“ für die lizenzbezogene Nutzerkommunikation. Jeder FID-Kunde wird nach zentraler Kontaktaufnahme mit dem KfL^[10] einem der beiden Teams zugewiesen und dort mit allen Anliegen betreut (vgl. Abb. 1). Er findet dort verlässliche und kontinuierlich verfügbare Ansprechpartner. Zur Dokumentation der Auftragserteilung und des verabredeten Leistungsumfangs schließt das Kompetenzzentrum mit den FID-Kunden sog. „Serviceverträge“^[11], für den Abschluss von FID-Lizenzen setzt das Kompetenzzentrum einen Mustervertrag ein, der auf Basis der Musterlizenz für die Allianz-Lizenzen entwickelt wurde.^[12] Die Aufträge der FID werden nach definierten, flexibel handhabbaren Prozessabläufen in enger Abstimmung mit den FID abgewickelt.^[13]

Abb. 1:

Servicekonzept des Kompetenzzentrums für Lizenzierung (KfL)

Die Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes unterstützt den Servicebetrieb mit der dafür erforderlichen technischen Infrastruktur. Zentrales Element für die überregionale Bereitstellung und Nutzerverwaltung ist dabei das auf der Grundlage des bereits bewährten Content Management Systems für die Nationallizenzen^[14] im Rahmen des Projektes neu entwickelte KfL-ERMS, das für die Registrierung und Authentifizierung der Nutzer, die Gewährleistung des Rechtemanagements sowie die Nutzer- und Produktverwaltung genutzt wird (vgl. Abb. 2). Hinzu treten die Infrastruktur für die Speicherung der mit den Lizenzen erworbenen Daten sowie Angebote zum Eigenhosting. Ergänzend bietet die Staatsbibliothek zu Berlin den FID die Nachnutzung ihrer Infrastruktur zum Eigenhosting von CD-ROM-Datenbanken an.

Außerhalb des Infrastrukturkonzeptes des Kompetenzzentrums stehen die von der Bayerischen Staatsbibliothek und den Zentralen Fachbibliotheken betriebenen und mit DFG-Förderung entwickelten Pay-per-Use-Plattformen für die überregionale Bereitstellung von elektronischen Medien zur Verfügung. Sofern die überregionale Bereitstellung lizenzierter Ressourcen aufgrund des gewählten Lizenzmodells über diese Plattformen notwendig ist, nimmt das Kompetenzzentrum mit den Betreibern der jeweils geeigneten Plattformen Kontakt auf und vermittelt für den jeweiligen FID die Bereitstellung der betreffenden Ressource über diese Plattform. Auf diese Weise wird ein seit Jahren für den Kontext der Sondersammelgebiete bestehendes Bereitstellungsangebot für den FID-Kontext nachgenutzt.

Entsprechend dem Selbstverständnis des KfL sind die Leistungen des Kompetenzzentrums für die FID primär dezentral über die Webpräsenzen der FID als deren Dienstleistungen für ihre Fachcommunities sichtbar, ein zentraler Einstieg über die Webpräsenz des KfL ist jedoch möglich.

Abb. 2:

Infrastrukturkonzept des Kompetenzzentrums für Lizenzierung (KfL)

Der Servicebetrieb des Kompetenzzentrums ist inzwischen voll entfaltet und hat sich in der Praxis bewährt. Letzter und wesentlicher Meilenstein in diesem Prozess war die Freigabe des neu entwickelten KfL-ERMS am 1. September 2015 für die Bereitstellung von FID-Lizenzen. Alle Kernaufgaben des KfL werden damit in den dafür vorgesehenen Strukturen abgewickelt. Perspektivisch gilt es jetzt noch, die unter den Oberbegriffen „Datenmanagement“ und „Mehrwertdienste auf Basis der erworbenen Daten und Nutzungsrechte“ definierten Serviceangebote des KfL im Dialog mit den FID weiter auszubauen.

4.1 Nutzerkreismodelle der FID

Die einzelnen Nutzerkreismodelle der FID können je nach Fachcommunity sehr unterschiedlich und beliebig komplex gestaltet sein. Überwiegend wird die Freischaltung der Lizenz für den gesamten fachlich definierten Nutzerkreis gewünscht. Diese Lösung stellt derzeit die Standardlösung dar. Dafür sind drei Grundmodelle in unterschiedlicher Ausprägung zu beschreiben:

1. Spezifischer Nutzerkreis: Liste von Institutionen + Anzahl daraus zu erwartender Einzelnutzer (mit definierter Institutionszugehörigkeit)

2. Virtueller Nutzerkreis: Virtuelle Institution „FID X bzw. Fachgesellschaft X“ + Anzahl darauf bezogener Einzelnutzer (ohne definierte Institutionszugehörigkeit)

3. Nationallizenz: Alle wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland (keine Einschränkung der Nutzergruppe)

Daneben werden von den FID auch produktspezifische Nutzerkreise in den Blick genommen:

1. In Abhängigkeit von der (kooperativen) Finanzierung der Lizenzkosten.

2. In Abhängigkeit von der fachlichen Relevanz des Produktes für den gesamten Nutzerkreis.

Produktspezifische Nutzerkreismodelle stellen komplexere Anforderungen an die Lizenz-, Geschäfts- und Bereitstellungsmodelle für die betreffenden FID-Lizenzen und auch an die damit verbundenen Workflows. Das KfL hat sich daher während der Aufbauphase der internen Betriebsstrukturen zunächst auf die Realisierung der oben beschriebenen Standardlösung beschränkt. Die Befassung mit den Anforderungen produktspezifischer Nutzerkreismodelle wird in einem zweiten Schritt erfolgen (s. u. unter 4.2).

4.2 Lizenz- und Geschäftsmodelle für FID-Lizenzen

Die Entwicklung von Lizenz- und Geschäftsmodellen für FID-Lizenzen steht in enger Relation zu den Anforderungen der FID-Grundsätze^[19] und den Nutzerkreismodellen der FID. Gleichzeitig kann hier auf bereits vorhandene Lizenzmodelle zurückgegriffen werden, die dann für den FID-Kontext angepasst werden müssen (Nationallizenz, Allianz-Lizenz/Opt-In-Konsortium, lokale Campuslizenz). In den bisherigen Verhandlungen haben sich die folgenden Lizenzmodelle bewährt:

1. FIDNutzerkreis: FID-Lizenz für den definierten Nutzerkreis. Die Ausgestaltung erfolgt in Abhängigkeit vom Nutzerkreismodell, zum Teil wird die FID-Lizenz mit einer lokalen Campuslizenz für die FID-Bibliothek kombiniert.

2. FIDCampus: FID-Lizenz zur campusweiten Freischaltung für alle Institutionen eines definierten Nutzerkreises, nach dem Vorbild der herkömmlichen Campuslizenzen.

3. FIDNationallizenz: Klassische Nationallizenz ohne (fachliche) Eingrenzung der Nutzergruppe, nach dem Vorbild der DFG-geförderten Nationallizenzen.

Dabei stellt die Verwendung der Modelle FIDCampus und FIDNationallizenz die Ausnahme dar: Über 80 % aller bislang bearbeiteten Verhandlungsaufträge entfallen auf das Modell FIDNutzerkreis.

Die Lizenzmodelle werden mit den bekannten, insbesondere bedarfsorientierten Geschäftsmodellen kombiniert (Kauf, Subskription, Pick & Choose, PDA, EBS, PPU/PPV, Kontingente/Token), wobei sich die Wahl der Geschäftsmodelle an den Produktwünschen und Präferenzen der FID sowie den Möglichkeiten der Anbieter orientiert.

Neben den genannten Formen sind auch Lizenzmodelle für produktspezifische Nutzerkreise für die FID von Interesse:

1. FIDOpt-In: Kostenbeteiligung durch (einzelne) Institutionen des Nutzerkreises und Beschränkung der Freischaltung auf diese Institutionen, nach dem Vorbild der Konsortial- bzw. Allianz-Lizenzen.

2. FIDSelected: Fachliche Relevanz und Freischaltung nur für einen Teil des definierten Nutzerkreises, als Spielart von FIDNutzerkreis.

Das Kompetenzzentrum wird die Verhandlung dieser Modelle aufnehmen, sobald die technischen Voraussetzungen für die Bereitstellung entsprechender Lizenzen gegeben sind (s. u. unter 5.2).

Die Preisgestaltung für die FID-Lizenzen befindet sich noch im experimentellen Stadium. Bezugsgrößen und Parameter der Preisbildung sind der Listenpreis für eine Campuslizenz, die Verbreitung des Produktes in Deutschland und die Anzahl definierter Einzelnutzer im FID-Nutzerkreis. Derzeit herrschen hier zwei Modellvarianten vor:

1. Preis pro Produkt: Listenpreis Campuslizenz/Paketpreis, ggf. in Relation zum Verbreitungsgrad in Deutschland (analog zu dem Verfahren der Preisbildung bei den Nationallizenzen).

2. Preis pro Einzelnutzer: Listenpreis Campuslizenz in Relation zur Anzahl der Nutzer.

Verschiedene Mechanismen zur Kostendämpfung sind derzeit noch in der Erprobung.

Die Modellentwicklung für FID-Lizenzen ist noch nicht abgeschlossen und orientiert sich weiterhin an den Vorgaben der FID, den Möglichkeiten der Anbieter sowie ggf. weiterer zu berücksichtigender Rahmenbedingungen. Im Zentrum der Bemühungen steht dabei die weitere Ausgestaltung des Modells FIDNutzerkreis sowie der Modelle FIDOpt-In und FIDSelected.

4.3 Interdependenzen zwischen FID-Lizenzen und bestehenden Beschaffungsstrukturen

Bei der Bearbeitung von Verhandlungsaufträgen der FID wird regelmäßig überprüft, ob für das gewünschte Produkt bereits andere überregionale Abschlüsse im Rahmen der bestehenden Konsortialstrukturen existieren und wie sich eine potentielle FID-Lizenz dazu ggf. in Relation setzen könnte. Herausforderungen ergeben sich dabei aus der Tatsache, dass sich die FID-Lizenzen hinsichtlich der Nutzerkreise, Konditionen und Organisationsstrukturen von den Konsortiallizenzen signifikant unterscheiden, wobei die verwendeten Lizenzmodelle in der Regel auf gemeinsame Grundlagen zurückzuführen sind. Parallelangebote von Konsortien und FID-Lizenzen stellen Institutionen, die am betreffenden Konsortium teilnehmen, aber auch wesentliche core user mit Berechtigung für die parallele FID-Lizenz aufweisen, vor Wahlmöglichkeiten und bergen damit das Potential zur Schwächung der betreffenden Konsortien – aus denen sich die Institutionen ggf. zurückziehen, wenn sie ihre core user durch das (noch) kostenfreie FID-Angebot bedient wissen.

Besonders betroffen können Zeitschriftenkonsortien sein, die auf diese Weise nicht nur Teilnehmer, sondern auch Inhalte verlieren können, sofern sie z. B. nach dem holdingsbasierten Lizenzmodell mit Cross-Access-Option angelegt sind. In allen Fällen bedeutet der Verlust von Teilnehmern für die Konsortien in der Regel aber den Verlust von Rabattierungen und damit einen Anstieg der Kosten für die verbleibenden Teilnehmer.

Da die FID-Lizenzen jedoch auf den Spitzenbedarf einzelner Fachcommunities ausgerichtet sind und sich auf „Nischenprodukte“ mit mittlerer bis niedriger Marktdurchdringung fokussieren, sind Überschneidungen mit den eher der Bedienung des Grundbedarfes von Hochschulen und Forschungseinrichtungen verhafteten Angeboten der Konsortien sehr selten.

Dennoch gilt es vor diesem Hintergrund im Bedarfsfall Lösungen zu entwickeln, die ein sinnvolles, komplementäres Nebeneinander von etablierten Konsortial- und neuen FID-Lizenzen ermöglichen.

Denkbar wäre hier insbesondere bei Zeitschriftenliteratur die Entwicklung von Lizenzmodellen für FID-Lizenzen in Korrelation zu bestehenden Konsortialabschlüssen, z. B. als Upgrade der Konsortiallizenz für den FID-Nutzerkreis und die FID-Konditionen. In Frage kommen dafür Angebote im Rahmen von (über-)regionalen Konsortien ohne DFG-Förderung – überregionale Angebote der Allianz-Lizenzen sind aufgrund der potentiellen Doppelförderung hier ausgenommen. Hinsichtlich der Datenbanken und E-Book-Angebote wird die Interdependenz zwischen den unterschiedlichen Lizenzierungskontexten voraussichtlich einfacher zu lösen sein. Hier sind ergänzend zu bestehenden (über)regionalen Lizenzen eher separate und individuelle Parallellösungen für FID-Lizenzen denkbar, die mit den Verlagen gemeinsam zu finden sind.

Das Kompetenzzentrum nimmt bei Bedarf mit den betroffenen Konsortien Kontakt auf und sucht hier in gegenseitiger Abstimmung nach Verfahrenswegen. Sofern eine Verknüpfung zwischen FID- und Konsortiallizenzen sinnvoll erscheint, wird das KfL in Absprache mit den betroffenen Konsortialführern entsprechende Modelle entwickeln. In der Verhandlungspraxis sind diese Fälle bislang jedoch noch nicht aufgetreten.

Über die Website des Kompetenzzentrums ist eine Liste aller bislang abgeschlossenen FID-Lizenzen einsehbar, die über die Plattform des KfL bereitgestellt werden.^[20] Darüber hinaus informiert das KfL regelmäßig die Konsortien im Rahmen der GASCO^[21] über seine Aktivitäten.

4.4 Umsetzbarkeit der Förderkriterien

Die DFG knüpft die anteilige Finanzierung der FID-Lizenzen an definierte Standards und Konditionen, die die FID-Lizenzen gewährleisten müssen (FID-Grundsätze).^[22] Die Anforderungen ähneln denen für die DFG-geförderten Allianz-Lizenzen, auf deren Grundlage sie entwickelt wurden. Zentrale Anforderungen sind u. a. die physische Auslieferung des Produktes (Lieferung von Meta- und Inhaltsdaten) sowie erweiterte dauerhafte Nutzungsrechte wie das Recht auf lokales Hosting, das Recht zum Aufbau von Mehrwertdiensten auf Basis der ausgelieferten Daten (z. B. Volltextindexierung, Text and Data Mining) und eine Open-Access-Klausel bei Zeitschriftenliteratur (OAgrün). Ausnahmen von diesen Vorgaben sind grundsätzlich möglich, müssen vom FID jedoch explizit fachlich begründet werden. Die Verantwortung für die Verausgabung von Fördermitteln für FID-Lizenzen, die nicht den Vorgaben der Förderkriterien folgen, trägt der FID.

Ähnlich wie bereits aus dem Kontext der Allianz-Lizenzen bekannt, erfordert die Verhandlung der Förderkriterien von FID-Lizenzen einen hohen Aufwand in der Kommunikation zwischen Kompetenzzentrum und Anbieter, sofern der Verlag nicht bereits aus anderen DFG-geförderten Lizenzierungskontexten mit diesen Anforderungen vertraut ist. Häufig sehen die Anbieter in den Anforderungen eine Konkurrenz zu den Verlagsaktivitäten. Besonders schwierig gestaltet sich das damit skizzierte Spannungsfeld zwischen den Bedarfen der FID, den Anforderungen der FID-Grundsätze und den Möglichkeiten der Anbieter bei Aggregatorprodukten, die häufig von den FID für die Verhandlungen nominiert werden, jedoch in der Regel die Förderkriterien nicht erfüllen können, da die betreffenden Anbieter nicht über die Rechte der bereitgestellten Inhalte verfügen (s. u. unter 4.5.1).

4.5 Werkstattbericht: Bearbeitung von Verhandlungsaufträgen der FID^[23]

Im ersten Projektjahr wurde das KfL für neun FID aktiv, die im Jahr 2014 einen FID-Antrag stellten und von denen vier von der DFG bewilligt wurden. Ergänzend wandten sich drei FID mit Verhandlungsaufträgen an das KfL, die bereits in der ersten Antragsrunde 2013 bewilligt worden waren. 2015 stellten 13 in der Antragsphase befindliche FID Verhandlungsaufträge an das KfL. Fachlich lag im ersten Projektjahr der Schwerpunkt im naturwissenschaftlichen Bereich, im zweiten im geisteswissenschaftlichen Bereich, der auch regionale Sondersammelgebiete mit einschloss.

Am Beginn der Kooperation mit einem FID steht die Kontaktaufnahme des FID mit dem KfL, in der Regel per E-Mail. Das entsprechende Verhandlungsteam (SUB Göttingen oder SBB) klärt in der Folge die zentralen Rahmenbedingungen der gewünschten Dienstleistungen. Hierbei handelte es sich bisher überwiegend um Verhandlungsaufträge. Schwerpunkte der ersten Beratung sind insbesondere die Definition der FID-spezifischen Nutzergruppe sowie die gewünschten Produkte an sich, für die z. B. auch Bestandsanalysen durchgeführt werden. Einige Produkte werden schon in diesem Stadium aus dem Verhandlungsauftrag entfernt, z. B. weil sie bereits weit verbreitet sind oder nicht dem Spitzenbedarf zuzurechnen sind. Nach der Schärfung des Verhandlungsauftrags erfolgt die Kontaktaufnahme durch das KfL mit den jeweiligen Anbietern, ggf. auch die Information an betroffene Konsortien. Da FID-Lizenzen nicht an einen bestimmten Campus gebunden sind, sondern überregional bereitgestellt werden, entsprechen sie nicht den üblichen Lizenzmodellen der Anbieter. Und auch wenn das Lizenzmodell und die DFG-Rahmenbedingungen an sich schon bekannt waren, stellt doch fast jede Bitte um Angebotserstellung Neuland für die Anbieter dar, da jeder FID Besonderheiten in der Definition der eigenen Nutzergruppe vorsieht, die individuell zu bewerten und zu kalkulieren sind.

4.5.1 Produktanalyse

Durch den naturwissenschaftlichen Fokus der Verhandlungsaufträge 2014 waren vor allem Produkte der großen, international agierenden STM-Verlage betroffen, die aber meist mit Hinweis auf die etablierten Konsortialstrukturen, befürchtete Umsatzverluste oder langwierige interne Abstimmungsprozesse keine bzw. keine finanziell vertretbaren Angebote abgaben. Das andere Extrem stellten die Fachgesellschaften dar, die oft nicht einmal auf die Anfrage hinsichtlich der Benennung des richtigen Ansprechpartners für ein Angebot reagierten. Am kooperativsten agierten die mittelgroßen Anbieter, deren Produkte über eine relativ geringe Marktdurchdringung verfügten.

Abb. 3:

Anzahl der Produkte und ihre Verteilung nach Produkttypen (Jan. 2014 – Mai 2015)

Zwischen Januar 2014 und Mai 2015 wurden Verhandlungsaufträge für 197 Produkte an das KfL gerichtet (vgl. Abb. 3). Bei mehr als der Hälfte handelte es sich um Zeitschriftenprodukte, gut ein Viertel der Verhandlungsaufträge betrafen Datenbanken, sowohl Volltext- als auch Bibliographische Datenbanken. Die kleinste Gruppe bildeten bislang E-Book-Produkte. Bezogen auf die bisherige Projektlaufzeit ergibt sich insofern hinsichtlich der Produkttypen ein recht ausgeglichenes Bild. Betrachtet man die beiden Verhandlungsjahre jedoch getrennt, lässt sich im Jahr 2014 ein deutlicher Schwerpunkt bei den Zeitschriften feststellen (76 Produkte, davon bei 75 % Einzeltitel). Erst 2015 traten in nennenswertem Umfang auch andere Produkttypen hinzu.

Einen Sonderfall stellten 2015 Aggregatorprodukte dar, die fast ein Drittel der Verhandlungsaufträge ausmachten, wobei es sich sowohl um Zeitschriften- als auch insbesondere um E-Book-Aggregatoren handelte. Aggregatorprodukte bieten für FID in vielerlei Hinsicht große Vorteile: Mit einem einzigen Produkt werden mehrere Ressourcen gebündelt, die zudem potentiell auch von einer Vielzahl von Verlagen stammen. Mit der Einbindung eines solchen Produkts in sein Portfolio kann ein FID daher mit einer einzigen Lizenz eine bedeutende Anzahl unterschiedlicher Ressourcen anbieten. Der Nachteil der Aggregatoren ist jedoch, dass sie sehr oft nicht die Anforderungen der DFG für FID-Lizenzen erfüllen können. Dies betrifft insbesondere die Rechte hinsichtlich des Archivierens und des Hostings, da die Aggregatoren selbst nicht über diese verfügen, sondern sie nur vom Verlag eingeräumt werden können. Durch die in den DFG-Förderrichtlinien vorgesehene Option, in fachlich begründeten Fällen Ausnahmen zuzulassen, erhielt das KfL 2015 dennoch zahlreiche Verhandlungsaufträge für Aggregatorprodukte.

In der Praxis waren die Erfahrungen mit den Aggregatoren recht unterschiedlich. Auf der einen Seite handelte es sich bei den gewünschten Produkten um Aggregatoren, wie z. B. Casalini, die mit ihrer Plattform Torrossa für eine Vielzahl italienischer Verlage, die über keine eigene Online-Plattform verfügen, als Dienstleister fungieren. Hier war die Erfüllung der DFG-Anforderungen meist kein Problem. Auf der anderen Seite standen große Volltextdatenbanken beispielsweise von Ebscohost, die die für die FID relevanten Rechte nicht einräumen können (z. B. keine Archiv- und Hostingrechte, keine Datenlieferung und damit oft auch keine Mehrwertdienste).

5.1 Bereitstellungsplattform des Kompetenzzentrums (KfL-ERMS)^[25]

Die Bereitstellungsplattform des KfL (KfL-ERMS) wurde im Rahmen der Projektarbeit entwickelt. Dieses System ermöglicht derzeit die Bereitstellung von FID-Lizenzen nach dem Modell FIDNutzerkreis – perspektivisch werden hier auch produktspezifische Lizenzmodelle wie FIDOpt-In oder FIDSelected unterstützt werden. Die Plattform dient der Anmeldung und Verwaltung der Nutzer, der Pflege der Produkteinträge und gewährleistet die Authentifizierung für FID-Lizenzen. Das KfL-ERMS bildet das Herzstück der technischen Infrastruktur des Kompetenzzentrums und konnte am 1. September 2015 in Betrieb genommen werden.

5.2 Registrierung und Authentifizierung^[27]

Für die FID-Ressourcen nach dem Standardlizenzmodell FIDNutzerkreis erfolgt die Registrierung der Nutzer online über die Bereitstellungsplattform des KfL. Das KfL unterstützt den FID durch die Bereitstellung der erforderlichen technischen Infrastruktur, der Workflows, eines Electronic Resources Management Systems (ERMS) mit eigener Oberfläche für jeden FID und durch Beratungsleistungen.

Jedem FID wird eine FID-spezifische Sicht auf das KfL-ERMS angeboten, über den er seine Lizenzmodelle und seinen individuellen fachspezifischen Nutzerkreis verwalten kann. Auch die Endnutzer (Institutionen und Einzelnutzer) haben über diese FID-Oberfläche Zugang zur Anmeldung, zu ihrem Nutzerprofil und zu den Lizenzinformationen des FID. In die eigene Webpräsenz des FID, sofern vorhanden, ist diese FID-spezifische Anmeldeseite vom FID passend einzubinden, um den Benutzern einen direkten Zugang zur Registrierung für die FID-Lizenzen und zu ihrem FID-Nutzerprofil zu ermöglichen.

Registrieren können sich Institutionen sowie Einzelnutzer, die diesen Institutionen zuzuordnen sind. Die Registrierung von Einzelnutzern mit definierter Institutionszugehörigkeit wird immer angeboten und voraussichtlich der Standard sein. Sofern die registrierte Institution über IP-Adressbereiche sauber zu greifen ist, ist für den Zugriff aus dem Institutionsnetz die Registrierung von zugehörigen Einzelnutzern nicht nötig.

Der FID leitet den Registrierungsprozess typischerweise durch eine Information an seinen Nutzerkreis hinsichtlich des Produktangebots und der Möglichkeit zur Registrierung ein. Zunächst registrieren sich die Institutionen über die FID-Oberfläche des ERMS, der FID prüft ihre Zugehörigkeit zu seinem definierten Nutzerkreis, vergibt die Berechtigung, und die Institutionen erhalten eine Information über ihre Freischaltung und ggf. ihre Zugangsdaten zum ERMS. Anschließend können sich die Einzelnutzer registrieren und wählen dabei aus den bereits erfolgreich registrierten Institutionen ihre Heimateinrichtung aus. Im Rahmen eines definierten Workflows erhalten sie zunächst automatisch eine institutionsspezifische Mitteilung über das von ihrer Institution gewünschte Procedere für den Nachweis der Zugehörigkeit. Nachdem der Einzelnutzer ggf. den erforderlichen Nachweis erbracht hat und nach Prüfung und Bestätigung durch den im ERMS hinterlegten Ansprechpartner der Institution, erhält der Einzelnutzer seine Zugangsdaten. Damit kann er sowohl auf sein Nutzerprofil im ERMS als auch auf alle Lizenzen des betreffenden FID zugreifen. Für Einzelnutzer ist die Freischaltung jeweils ein Jahr gültig. Die Registrierung mit Institutionszugehörigkeit muss jährlich erneut bestätigt werden.

Dieser Registrierungsworkflow ist flexibel und überlässt den einzelnen FID die Entscheidung, wie aktiv sie die Institutionen aus ihrem Nutzerkreis bei der Registrierung und Verwaltung der Einzelnutzer einbeziehen wollen. Je nach Bedarf kann ein FID diesen Part komplett selbst übernehmen oder aber an die bereits berechtigten Heimateinrichtungen delegieren. Über folgende Parameter kann ein FID den Grad der Einbeziehung der Institutionen regulieren:

1. Die Registrierung einer Institution kann durch die Institution selbst oder aber alternativ durch den FID vorgenommen werden.

2. Im Account der Institution kann eine E-Mail-Adresse der Institution oder aber alternativ des FID hinterlegt werden. So erfährt die Institution evtl. nichts von ihrem ERMS-Account.

3. Im Account der Institution kann für die Belange der Einzelnutzerregistrierung die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners aus der Institution oder aber alternativ des FID hinterlegt werden. Das bestimmt, wer zukünftig über die Registrierung von Angehörigen dieser Institution informiert wird.

4. Im Account der Institution wird eine Mitteilung hinterlegt, die Mitglieder bei ihrer Registrierung als Einzelnutzer darüber informiert, wie ihre Zugehörigkeit nachzuweisen ist. Der Text ist institutionsspezifisch frei wählbar und nach Bedarf können auch weitere Unterlagen, wie etwa ein Formular zur schriftlichen Bestätigung der Zugehörigkeit eines Einzelnutzer durch seine Heimateinrichtung, eingebunden werden.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die FID diese Parameter flexibel nutzen – das Spektrum reicht bereits vom FID, der die Einzelnutzerverwaltung an die Institution(en) abgibt bis zu dem FID, der die Institutionen komplett aus dem Registrierungsprozess heraus hält.

Die Speicherung und Verwaltung der Nutzerdaten erfolgt in der Regel zentral beim KfL (IdM, s. o. unter 5.1.). Auf Wunsch der FID ist es jedoch auch möglich, die Nutzerdaten außerhalb des KfL und innerhalb der Infrastruktur des FID zu speichern und zu verwalten. Dafür ist erforderlich, auch die technische Infrastruktur für den Workflow zur Vergabe der Zugangsberechtigungen dort abzubilden. Die Nutzerdaten selbst sind für die FID über eine Standardschnittstelle (API) aus dem KfL-ERMS abrufbar.

Die Authentifizierung der Nutzer gegenüber den Verlagen erfolgt zentral durch das Authentifizierungsmodul des KfL. Für die Zugriffssteuerung werden shibbolethfähige Proxies eingesetzt, die folgende Authentifizierungsmethoden unterstützen:

1. Authentifizierung für Einzelpersonen über Zugangskennung als Standard.

2. Zusätzlich IP-gesteuerte Authentifizierung für Institutionen, die eindeutig über IP-Adressen abgrenzbar sind.

Darüber hinaus ist geplant, eine Single-Sign-on-Authentifizierung gegenüber shibbolethfähigen Heimateinrichtungen zu ermöglichen.

Jeder FID kann im ERMS zunächst einen einzigen Nutzerkreis definieren, der produktunabhängig für alle Lizenzen dieses FID gleich ist. Die technische Abbildung lizenzspezifischer heterogener Nutzerkreise und Beteiligungsmodelle wie FIDOpt-In und FIDSelected ist in Planung, derzeit im ERMS aber noch nicht realisiert.

Die Bereitstellungsplattform des KfL ermöglicht angemeldeten Einzelnutzern, die interdisziplinär forschen, den komfortablen Wechsel zwischen den Angeboten ihrer FID.

5.3 Bereitstellungsmodelle und Kommunikationsstrategien

Die Bereitstellungsmodelle für die FID-Lizenzen stehen in enger Relation zu den betreffenden Nutzerkreis- und Lizenzmodellen. Es haben sich hier bislang analog zu den Lizenzmodellen die folgenden drei Bereitstellungsmodelle herauskristallisiert, die auch unterschiedliche Kommunikationsstrategien zur Information über die Lizenzen erforderlich machen:

1. FIDNutzerkreis: FID-Lizenz für einen definierten Nutzerkreis, d. h. über eine einzelne Einrichtung hinausgehend.

2. Die Bereitstellung der Lizenz und Registrierung institutionsbezogener Einzelnutzer erfolgt über die Plattform des KfL, vermittelt durch die Webpräsenzen der FID.

3. Die Information und Kommunikation der Bereitstellung sowie der Aufruf zur Registrierung erfolgt durch die FID, adressiert an den jeweiligen Nutzerkreis.

4. Die dafür eingesetzten Kommunikationsstrategien sind FID-spezifisch, die Adressaten werden FID-spezifisch gewählt.

5. FIDCampus: FID-Lizenz zur campusweiten Freischaltung für alle Institutionen eines definierten Nutzerkreises.

6. Die campusweite Bereitstellung erfolgt IP-gesteuert, derzeit ist hier kein Anmeldeverfahren erforderlich. Das KfL unterstützt den Prozess der IP-Freischaltung.

7. Die Information und Kommunikation der Bereitstellung erfolgt durch die FID, adressiert an den jeweiligen Nutzerkreis.

8. Die dafür eingesetzten Kommunikationsstrategien sind FID-spezifisch, Adressaten sind die Bibliotheken der im Nutzerkreis gelisteten Institutionen. Das KfL unterstützt den FID mit den entsprechenden Kontaktinformationen.

9. FIDNationallizenz: Klassische Nationallizenz ohne (fachliche) Einschränkung hinsichtlich der Nutzergruppe (Nationallizenz).

10. Die Bereitstellung der Lizenz und die Registrierung von Institutionen erfolgt über www.nationallizenzen.de, nach dem bekannten Verfahren für die DFG-geförderten Nationallizenzen. Die Freischaltung wird IP-gesteuert vorgenommen.

11. Die Information und Kommunikation der Bereitstellung erfolgt durch die FID sowie durch das KfL, adressiert an den jeweiligen Nutzerkreis (FID) und den Mailverteiler der Nationallizenzen (KfL).

Das Bereitstellungsmodell FIDNutzerkreis stellt die Standardlösung dar, dem das Gros der FID-Lizenzen zuzuordnen ist.

Bei den Lizenzmodellen FIDCampus und FIDNationallizenz werden die Bibliotheken der zugangsberechtigten Einrichtungen vom FID bzw. vom KfL über die Bereitstellung der Lizenz in Kenntnis gesetzt. Hier sind die Bibliotheken auch in den Bereitstellungsprozess involviert, der jeweils nach dem für Campus- und Nationallizenzen etablierten bekannten Verfahren erfolgt. Ein Zugriff ist so z. B. erst nach Anerkennung der Nutzungsbedingungen möglich.

In den Verfahren um die Bereitstellung von FID-Lizenzen nach dem Modell FIDNutzerkreis sind die Bibliotheken meist nicht beteiligt. Hier laufen die Prozesse im direkten Austausch zwischen FID und den Wissenschaftlern des Nutzerkreises, ggf. administrativ unterstützt durch das KfL. Das KfL übernimmt auf Wunsch der FID auch die Verwaltung und Erschließung der Lizenzen. Eine indirekte allgemeine Information über die Bereitstellung der Lizenzen erfolgt über die Produktliste auf der Website des KfL^[28] sowie über den Nachweis der FID-Lizenzen in den Katalogen und einschlägigen Nachweissystemen.

5.4 Erschließung von FID-Lizenzen in den Nachweissystemen

Das Kompetenzzentrum für Lizenzierung (KfL) unterstützt auf Wunsch die FID beim Einbringen der FID-Produkte in die zentralen Nachweissysteme ZDB, EZB, DBIS und die Verbundkataloge. Dabei gibt der FID vor, welche Nachweise in welchen Nachweissystemen vorgenommen werden sollen. Die Nachweissituation für die FID-Lizenzen ist derzeit noch nicht abschließend gelöst, es besteht hier sowohl seitens der Nachweissysteme als auch seitens der FID noch Klärungsbedarf.^[29]