A Közbeszerzési Hatóság válasza
A Közbeszerzési Hatóság álláspontja szerint tárgyalásos eljárás esetén az ajánlattételi fordulókban benyújtandó dokumentumok meghatározása során ajánlatkérőnek figyelemmel kell lennie a tárgyalásos eljárás sajátosságaira. Ekként ajánlatkérőnek az eljárás korábbi szakaszaiban benyújtott dokumentumokat kell az egyes ajánlattételi fordulókban a bírálat során figyelembe vennie, kivéve, ha a korábban benyújtott igazolás vagy nyilatkozat már nem alkalmas az előírtak bizonyítására. Amennyiben valamely dokumentum benyújtása az eljárás adott szakaszában elmarad, úgy hiánypótlására, felvilágosítás-kérésre és az ajánlat érvényessé/érvénytelenné nyilvánítására a Kbt. 71. §-ra tekintettel adott esetben sor kerülhet. Önmagában arra tekintettel, hogy valamely gazdasági szereplő – hiánypótlás, felvilágosítás-kérés ellenére sem – nyújt be teljeskörű ajánlatot az egyes ajánlattételi fordulókban, illetve ennek keretében ismételten nem nyújt be – változatlan tartalommal – olyan dokumentumot, amelyet korábban csatolt, nem nyilvánítható érvénytelenné az ajánlat. Előbbiek alól kivételt jelent a Kbt. 84. § (3) bekezdése.
A Közbeszerzési Hatóság részletesebb állásfoglalása
Az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer Felhasználói Kézikönyv II. kötet v60, Ajánlatkérők számára elnevezésű dokumentum 1.1.7. pontja szerint a „Benyújtott dokumentációk” felület bal oldali menüjében a menüpontok eljárástípustól függően változnak (részvételi jelentkezés, ajánlatok, ajánlattételi fordulók, adott esetben részek választásának lehetősége). A „Dokumentumok” menüpont alatt az eljárás ügylethez feltöltött dokumentumokat érjük el.
Az említett kézikönyv a „3 Ajánlatkérő eljárási cselekményeinek részletes bemutatása” című fejezet 3.31.2. pontjában (Gazdasági szereplők által feltöltött dokumentumok áttekintése) rögzíti, hogy „előfordulhat, hogy ugyanaz a dokumentum többször jelenik meg a Dokumentumok menüpontban. Ennek az az oka, hogy az ajánlattevőknél pl. egy hiánypótlás összeállításakor, vagy például egy részvételi szakaszt követő ajánlat összeállításakor az EKR valamennyi korábbi eljárási cselekményben feltöltött dokumentumot megjelenít annak érdekében, hogy a gazdasági szereplők egységesen át tudják tekinteni a már feltöltött dokumentumaikat. Abban az esetben, ha a gazdasági szereplő a már korábbi eljárási cselekményben feltöltött és megküldött dokumentumot nem törli ki a folyamatban lévő eljárási cselekményből, akkor azt a rendszer ismételten megküldött dokumentumnak látja, ezért újra megjeleníti a Dokumentumok menüpontban.” Az említett kézikönyv egy példával világítja meg, hogy a Feltöltés időpontja oszlopból lehet tájékozódni a fájl feltöltésének idejéről, amely, amennyiben megegyezik minden esetben mutatja, hogy az adott dokumentum nem került többször feltöltésre, csak egyszer, az ajánlat összeállításakor, csupán több eljárási cselekmény keretén belül újra és újra megküldésre került.
Fentiekkel összefüggésben az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer Felhasználói Kézikönyv II. kötet v60, Ajánlattevők számára elnevezésű dokumentum (3.8 ATL – Ajánlat összeállítása eljárási cselekmény) is felhívja a figyelmet arra, hogy a „Benyújtandó iratok jegyzéke” felületen valamennyi ATL – Ajánlat összeállítása eljárási cselekmény indításakor, az Ajánlattevő által feltöltött iratok között listázódnak azok a dokumentumok, amelyek a korábban már benyújtott részvételi jelentkezésben/ajánlatban feltöltésre kerültek annak érdekében, hogy a gazdasági szereplők egységesen át tudják tekinteni a már feltöltött dokumentumokat. Ezzel együtt az említett pont arra is utal, hogy törlés hiányában az adott dokumentum újra megjelenik a Dokumentumok menüpontban.
Fentiek alapján, amennyiben egy dokumentum több eljárási cselekménynél megjelenik, úgy a felöltés időpontjaként ugyanaz az időpont jelenik meg, ekként pedig az adott dokumentum tartalma nem változott.
A Kbt. 88. § (5) bekezdés szerint az ajánlatkérő rendelkezhet úgy, hogy az eljárás ajánlattételi szakaszában a tárgyalásokat több fordulóban bonyolítja le és a megadott fordulót követően csak azokkal az ajánlattevőkkel folytatja a tárgyalást, akik az értékelési szempontok szerint a legkedvezőbb ajánlatot tették. Ilyen esetben az ajánlatkérő már az eljárást megindító felhívásban feltünteti, hogy élni kíván az ajánlattevők létszámának csökkentésével a tárgyalás során. Az ajánlatkérőnek ilyen esetben is biztosítania kell a valódi versenyt a végleges ajánlatok megtétele során, a tárgyalási fordulók során a végleges ajánlattételre felhívott ajánlattevők száma nem csökkenthető egyre.
Az (5) bekezdés szerinti esetben az ajánlatkérőnek az ajánlattételi felhívásban előre meg kell határoznia az ilyen többfordulós tárgyalás menetét, az első, illetve a megadott fordulót követő tárgyalásra kiválasztott ajánlattevői létszám felső határát. Az így kiválasztott ajánlattevőkkel folytatott további tárgyalás során az ajánlattevők a korábbi fordulóhoz képest az ajánlatkérő számára csak kedvezőbb ajánlatot tehetnek [Kbt. 88. § (7) bekezdés].
A törvényi indokolás szerint az EKR-hez kapcsolódó fontos szabály - amit informatikai szempontok tesznek indokolttá -, hogy tárgyalásos eljárásban - beleértve a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásokat is - minden esetben kötelező végleges ajánlat írásbeli benyújtása, amit értelemszerűen az EKR-ben kell megtenni. Erre azért van szükség, mert a rendszer egy meghatározott eljárási cselekmény sorrendben kezeli az eljárásokat, az algoritmusok nem tudják kezelni azt a - papír alapon korábban működő - gyakorlatot, hogy az ajánlattevő végleges ajánlat benyújtása nélkül fenntartja ajánlatát, hanem szükség van az új, írásbeli ajánlat benyújtására a további eljárási lépések megtételéhez.
Tárgyalásos eljárás esetében a Kbt. nem határozza meg, hogy adott esetben az egyes ajánlattételi fordulókban benyújtandó ajánlatnak minden dokumentumot tartalmaznia kell-e. Ezzel együtt ajánlatkérőnek figyelemmel kell lennie a tárgyalásos eljárás sajátosságaira, melyeknél fogva – a fenti indokolásban is kiemelt – további eljárási lépések megtételének szüksége bizonyos dokumentumok vonatkozásában nem merül fel:
- a Kbt. 87. § (5) bekezdés alapján alkalmazandó 84. § (3) bekezdés [„Az ajánlattevőnek az ajánlathoz nem kell csatolni azt az igazolást, nyilatkozatot, amelyet a részvételi jelentkezéshez már csatolt, kivéve, ha a korábban benyújtott igazolás vagy nyilatkozat már nem alkalmas az előírtak bizonyítására.”],
- a Kbt. 89. § a) pont [„Az ajánlatot a tárgyalások megkezdését megelőzően akkor kell érvénytelenné nyilvánítani, ha az ajánlat olyan okból érvénytelen, amellyel kapcsolatban a tárgyalások során vagy hiánypótlás keretében nincs lehetőség az ajánlat megfelelővé tételére”],
- a Kbt. 89. § b) pont [„Azon nyilatkozatokra, dokumentumokra vonatkozó hiányok, amelyeket az első ajánlattal kapcsolatban a tárgyalások befejezéséig kellett volna pótolni, ezt követően már nem pótolhatóak.”].
Ajánlatkérőnek tehát a fentiekre tekintettel javasolt meghatároznia azoknak a dokumentumoknak a körét, amelyeket az egyes ajánlattételi fordulók alkalmával az ajánlattevőknek be kell nyújtaniuk.
Mindez azt is jelenti, hogy az ajánlatkérőnek a tárgyalásos eljárás adott szakaszában a Kbt.-nek megfelelően kell figyelembe vennie az ajánlattevők által benyújtott dokumentumokat. Így például, ha az ajánlatkérő a szakmai ajánlatról nem tárgyal, annak megfelelőségét még a második, harmadik ajánlattételi fordulót megelőzően kell megvizsgálnia. Amennyiben azonban olyan hibáról, hiányosságról van szó, amely a tárgyalások során, hiánypótlás keretében pótolható, úgy a tárgyalások befejezéséig arra ajánlatkérőnek lehetőséget kell biztosítania, és az adott eljárási cselekményre benyújtott ajánlattevői dokumentumot kell figyelembe vennie.
Egyebekben, az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer Felhasználói Kézikönyv II. kötet v60, Ajánlatkérők számára elnevezésű dokumentum 3.31.1. pontja szerint az adott fordulóban benyújtott ajánlat Műveletek oszlopában lévő Különbség megtekintése gomb használatával összehasonlítja a rendszer az adott ajánlatot a korábbi fordulóban benyújtottal, valamint a benyújtott hiánypótlást a korábbi fordulóban benyújtott ajánlattal, részvételi jelentkezéssel.