Prozessmanagement mit Workflow-Management-Systemen

Zusammenfassung

WFMS unterstützen die Modellierung, Simulation, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen auf der Detaillierungsebene von Workflows. Sie spiegeln Geschäftsprozesse in der Informationstechnik wider (vgl. Junginger und Karagiannis 2002, S. 346) und können daher auch als BPM-Systeme (Business Process Management-Systeme) bezeichnet werden. Der Einsatz von WFMS ist allerdings nicht für alle Arten von Geschäftsprozessen sinnvoll. Der von einem WFMS zu unterstützende Prozess muss zumindest teilweise automatisierbar sein und sollte regelmäßig stattfinden. Ein typisches Beispiel ist die Auftragsbearbeitung in der Versicherungsbranche. Einmalprozesse sind nicht sinnvoll durch WFMS zu unterstützten. Je höher der Anteil repetitiver Tätigkeiten ist, desto eher sind WFMS jedoch sinnvoll. Die Komplexität (Struktur) der Prozesse kann unterschiedlich sein. Tendenziell sind WFMS eher für stark strukturierte Prozesse sinnvoll, da sie die Prozesslogik in Form von Workflow-Modellen beschreiben und damit auch dokumentieren. Aber auch einfache, weniger komplexe Prozesse, die mehrmals täglich laufen, sind für eine Unterstützung durch WFMS geeignet. Als Beispiel lassen sich Prozesse der Antragsbearbeitung anführen. Einfache Prozesse, die dagegen nur 1–2 Mal monatlich ausgeführt werden, kommen seltener in Frage. Das Verständnis eines WFMS ist nicht einheitlich und damit auch die generelle Beantwortung der Frage, welche Prozesse durch ein WFMS unterstützt werden können. Sowohl der WFMS-Begriff, als auch die von einem WFMS wahrzunehmenden Aufgaben werden uneinheitlich verwendet. Sowerden WFMSteilweise auch als Vorgangssteuerungssysteme, Vorgangsbearbeitungssysteme, gelegentlich auch als Dokumentenmanagementsysteme bezeichnet, oder aber mit Begriffen wie Workflow-Automation oder Workflow- Computing umschrieben (Oberweis 1996).